Bài 5: Thư Kí Kinh Doanh

Chào bạn. Tên gọi thư ký và hỗ trợ hành chính phòng kinh doanh là thể hiện chức năng chính của công việc bạn sắp vào làm. Với vị trí này, bạn sẽ đảm nhận các công việc sau:

+ Ghi nhận, tổng hợp và lưu trữ các thông tin một cách bài bản, hệ thống nhằm giúp các đồng nghiệp trong phòng dễ dàng tìm kiếm lại khi cần;

+ Liên hệ, sắp xếp để những người liên quan hay khách hàng tham gia đầy đủ vào một cuộc hẹn hay một buổi họp

+ Hỗ trợ soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của đồng nghiệp, cấp trên;

+ Đảm bảo truyền đạt các thông tin công việc trong nội bộ phòng và với bên ngoài theo yêu cầu cấp trên bằng các hình thức như email, điện thoại, thư từ, công văn…

Để làm tốt hơn vị trí này trong phòng kinh doanh, bạn cần tập trung nâng cao khả năng soạn thảo hợp đồng, đọc hiểu được chính xác các từ ngữ chuyên môn về sản phẩm/dịch vụ của công ty để tránh sai sót khi soạn thảo hoặc diễn giải sai ý khi truyền đạt thông tin.

Ngoài ra, phòng kinh doanh cũng là nơi tiếp xúc thường xuyên với khách hàng bên ngoài nên bạn cần nâng cao kỹ năng giao tiếp (trực tiếp/qua điện thoại/email). Tiếng Anh tốt và thuần thục vi tính văn phòng cũng sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi thế.

Chúc bạn hoàn thành tốt công việc!